Hãy tạo lập cho mình tác phong chuyên nghiệp

Những yếu tố nào cấu thành nên một tác phong làm việc chuyên nghiệp?

Có nhiều lý do cho sự thất bại của một số doanh nghiệp nhỏ và vừa: như quản lý đồng tiền kém hiệu quả, nghèo nàn ý tưởng, sản phẩm kém đột phá, hay thậm chí là từ những vấn đề về thuế doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp thất bại đơn giản chỉ vì người lãnh đạo không có một tác phong làm việc chuyên nghiệp.

Họ đến trễ giờ hẹn, ăn mặc không đứng đắn, không tôn trọng đồng nghiệp và đưa ra những lý do thoái thác khó chấp nhận. Như vậy, cho dù bạn đang làm việc trong bất cứ ngành nghề nào, phong thái chuyên nghiệp là yếu tố hết sức quan trọng, quyết định sự thành bại trong sự nghiệp của bản thân bạn. Lấy ví dụ, ngay cả khi bạn là một nghệ sĩ, nếu muốn người ta mua những tác phẩm của bạn, bạn cũng cần xử sự như một doanh nhân thực thụ. Vậy những yếu tố nào cấu thành nên một tác phong làm việc chuyên nghiệp?

Trang phục lịch sự

Tùy thuộc vào từng công việc, đôi lúc bạn sẽ không nhất thiết phải cần đến complet và cà vạt. Tuy nhiên, ít nhất, thứ bạn mặc trên người vẫn cần được trau chuốt, phẳng phiu, sạch sẽ, vừa vặn và ưa nhìn. Hãy lựa chọn những trang phục mang tính cổ điển, không chạy theo mốt (trừ khi bạn làm việc trong ngành thời trang). Tốt nhất, hãy chú ý cách ăn mặc của những người đồng nghiệp và làm theo họ.

Ăn nói trôi chảy

Hãy cố gắng luyện tập một giọng nói dễ nghe. Hạn chế tối đa việc sử dụng tiếng lóng, tránh ậm ừ trong giao tiếp. Tuyệt đối không được chửi thề.

Viết lách tốt

Mỗi khi bạn giao dịch với khách hàng bằng email, thư viết tay hay các loại văn bản khác, nhớ rằng bạn sẽ phải tuân thủ theo đúng các quy chuẩn ngữ pháp và chính tả. Sử dụng những công cụ sửa lỗi và biên tập mà bạn có. Ngay cả những văn bản đơn giản như hóa đơn cũng cần được kiểm tra cặn kẽ. Một văn bản nói lên rất nhiều về người soạn thảo nó, vì vậy đừng để mất hình ảnh của bạn vì những lỗi không đâu.

Luôn đúng giờ

Nếu bạn có một cuộc hẹn vào lúc 4h, hãy có mặt ít nhất lúc 3h55. Khách hàng sẽ không tôn trọng một đối tác trễ giờ, và dĩ nhiên họ không thích cảm giác phải chờ đợi một chút nào. Khả năng họ tìm kiếm một đối tác khác là rất cao.

Giữ lời hứa

Nếu bạn đã hứa sẽ hoàn thành công việc vào thứ 6, đừng bao giờ để dây dưa sang đến ngày thứ 7. Cũng đừng bao giờ muộn chuyển phát hàng hóa tới cho khách hàng. Một khi đã hứa điều gì với ai đó, đừng “hứa suông” những điều bạn không thể thực hiện được, bởi nó sẽ làm tổn hại nghiêm trọng tới uy tín của bạn.

Liên lạc sớm và thường xuyên

Nếu như bạn bất ngờ gặp khó khăn với một dự án nào đó, trước hết hãy làm tất cả những gì có thể để giải quyết nó mà không cần phải làm bận tâm khách hàng. Tuy nhiên, nếu có bất kì điều gì cần phải thông báo với họ, hãy thông báo sớm nhất có thể. Đừng chờ đến ngày bàn giao mới “dội” cho họ “tin dữ” rằng bạn cần một vài tuần nữa để thực hiện. Cho dù khách hàng có thể bực mình khi được bạn thông báo những vấn đề kể trên, cho họ biết sớm vẫn là cần thiết. Việc đợi đến phút cuối, khi như mọi sự đã rồi là không thể chấp nhận được trong môi trường kinh doanh.

Trang bị đầy đủ những phương tiện cần thiết

Công việc kinh doanh của bạn cần được trang bị những phương tiện làm việc nào? Bạn có cần máy fax hay không? Hãy sắm cho văn phòng của mình một chiếc máy fax và máy in nếu bạn không muốn khách hàng phải chờ đợi bạn chạy ra hàng in/photocopy gần nhất. Hãy sắm một chiếc điện thoại đa chức năng, thu nhận tín hiệu tốt nếu không muốn người gọi phải căng tai ra nghe xem bạn nói gì. Mua đầy đủ văn phòng phẩm, danh thiếp, và cả brochures sản phẩm để tránh tình trạng chạy xuôi chạy ngược chuẩn bị tài liệu khi khách hàng cần hỏi đến. Trường hợp bạn làm trong lĩnh vực thương mại điện tử, đừng để giao diện website giao dịch của mình trông giống như nó được làm bởi một học sinh phổ thông. Chất lượng dịch vụ mà bạn cung cấp phản ánh năng lực cũng như sự chuyên nghiệp của chính bạn, vì vậy đừng xem nhẹ và cẩu thả.

Chú ý đến vệ sinh cá nhân

Tưởng chừng nhưng nhỏ nhặt, nhưng một hơi thở thơm mát lại dễ gây thiện cảm cho người đối diện. Bên cạnh đó, hãy dùng nước hoa nếu có thể. Bỏ hết khuyên đeo ở những chỗ “nhạy cảm” trên cơ thể và che đậy hình xăm mỗi khi bạn đi giao dịch với khách hàng. Cho dù có thể là sở thích cá nhân, người ta cũng khó chấp nhận làm việc với một đối tác có những vòng khuyên bằng kim loại đeo ở vành mũi, lưỡi hay lông mày.

Đừng kiếm lý do

Khách hàng không quan tâm vì sao bạn hoàn thành không tốt công việc của mình. Họ không cần biết con bạn ốm, xe bạn hỏng giữa đường hay bạn bị ngộ độc thực phẩm phải nằm nhà nhiều ngày liền. Nếu có chuyện gì đó bất ngờ xảy ra, sẽ không có vấn đề gì nếu bạn thẳng thắn trình bày với khách hàng. Tuy nhiên, mục đích chính của bạn sẽ phải là khắc phục sự cố chứ không phải quanh co tìm cách kể lể lý do cá nhân. Đơn giản, hãy nói một lời xin lỗi lịch sự và hứa rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề trong khả năng của mình.

Không nói dối

Mỗi khi bạn nói dối, bạn đã tự đặt mình vào rắc rối với lời nói của mình. Cho dù đó là quá khoa trương trình độ học vấn hay hứa làm một thứ bạn không thể, nói dối thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Một khi bị phát giác, tên tuổi cũng như sự nghiệp của bạn có thể ngàn cân treo sợi tóc.

Tỏ ra lịch sự

Bất cứ khi nào trò chuyện với khách hàng, hãy tỏ ra là người lịch sự, có văn hóa. Dùng những từ như “làm ơn” hay nói “cảm ơn”, “thưa ông/bà” không bao giờ là thừa.

Không nói xấu khách hàng sau lưng

Không chỉ có bác sĩ hay luật sư mới luôn kín nhẽ. Hãy tôn trọng đời sống riêng tư của khách hàng. Nếu họ có tin tưởng mà chia sẻ tâm sự với bạn, đừng ba hoa kể lại những câu chuyện ấy khi tán gẫu với bạn bè. Tuyệt đối không đem chuyện của khách hàng ra kể tại những sự kiện quan trọng như một ví dụ về nghề nghiệp của bạn. Thông thường kết cục của những người “hay chuyện” thường không có hậu.

NDHMoney