So sánh 3 bộ sản phẩm văn phòng trực tuyến: Office 365, Google Docs và Zoho

Office 365, Google Apps và Zoho đều là những bộ sản phẩm văn phòng sử dụng công nghệ điện toán đám mây.
Microsoft đã tung ra Office 365, chính thức bắt đầu cuộc chiến bộ sản phẩm văn phòng trên mạng. Trên thị trường máy tính, bộ sản phẩm văn phòng của Microsoft vẫn giữ vị trí độc tôn, nhưng trên mạng nó lại gặp sự canh trạnh gay gắt của Google Apps và Zoho Docs.

Để đánh giá 3 bộ sản phẩm này, chúng ta sẽ xem xét từng tính năng riêng lẻ của chúng như phần email, lưu trữ dữ liệu trên mạng, chia sẻ trực tuyến và khả năng tương thích với các hệ điều hành. Chúng vẫn còn thua kém so với bộ Microsoft Office 2010 hay bộ phần mềm mã nguồn mở Libre Office ở khả năng hoạt động độc lập mà không cần nhờ đến Internet.

Việc lựa chọn bộ sản phẩm nào còn tùy thuộc vào sở thích, hệ điều hành và trình duyệt web mà người dùng sử dụng. Nhưng theo đánh giá khách quan thì Office 365 đạt điểm cao nhất, đứng sau nó là Google Apps.

Các ứng dụng văn phòng

Ứng dụng văn phòng là trọng tâm của bất kì bộ sản phẩm nào, cho dù nó có cần Internet để hoạt động hay không. Nếu khả năng soạn thảo, trình diễn hay các công cụ cơ bản khác đều không đáp ứng được nhu cầu của người dùng thì bộ sản phẩm đó hoàn toàn không đáng tiền.

Nếu bạn đã quen dùng Office 2007 hay Office 2010, tất nhiên sẽ rất dễ làm quen với bộ Office 365 với giao diện và các tính năng quen thuộc. Zoho cũng có giao diện dễ sử dụng. Các ứng dụng của Zoho hoạt động khá giống với phần Ribbon trên Office. Nhưng nó cũng có những tính năng khác biệt như thanh xổ format để xử lý các đoạn text.

So với 2 bộ sản phẩm trên thì Google Apps có giao diện đơn giản hơn. Với những ai quen dùng những thanh công cụ kiểu cũ thì họ hẳn sẽ hài lòng với giao diện của Google Apps, tuy nhiên tính năng của bộ sản phẩm này có phần hạn chế hơn.

Office 365 đem lại nhiều lựa chọn về font chữ và format hơn Google Apps lẫn Zoho. Quan trọng hơn cả, những font chữ và format này đều đồng bộ với những ứng dụng khác. Bạn có thể mở Office Web Apps trên bộ sản phẩm dành cho máy bàn, và lưu trữ các file lên trên kho dữ liệu trục tuyến để có thể sử dụng nó mọi lúc mọi nơi bằng các ứng dụng Web.

Chiến thắng: Office 365

Việc chọn ra người chiến thắng chẳng dễ dàng chút nào bởi còn phụ thuộc vào sở thích của từng người. Những tính năng độc đáo trên Zoho có thể gây được nhiều ấn tượng, tuy nhiên Office 365 lại thân thuộc hơn với người dùng và khả năng đồng hộ hóa tốt được chấm điểm cao nhất.

Lưu trữ

Zoho cho người dùng dung lượng lưu trữ là 1GB, hoặc mua thêm 5GB nữa với phí 3 USD hàng tháng. Phần email của Zoho được tách riêng ra khỏi bộ lưu trữ này và có khoảng 10-15GB tùy theo dịch vụ sử dụng. Giới hạn file đính kèm trên email là 10MB, và điều này có thể khiến cho người dùng gặp khó khăn khi cần sử dụng những văn bản có kèm nhiều hình ảnh.

Google Apps cũng cho phép người dùng sử dụng 1GB lưu trữ, nhưng trong phần email thì nó lại đánh bại Zoho với 25GB và cho phép đính kèm file lên đến 25MB. Hơn nữa, Google đã hợp tác với trang Box.net nhằm kết nối Google Docs với kho dữ liệu của trang web này. Box.net cho người dùng sử dụng 5GB miễn phí, vì vậy tổng dung lượng mà Google Apps đem lại cho người dùng có thể lên đến 6GB.

Trong 3 bộ sản phẩm này, Office 365 tiếp tục là điểm sáng nhất với dung lượng lưu trữ lớn hơn cả. Gói Office 365 cơ bản cho người dùng 2GB dung lượng lưu trữ, và nếu muốn mua thêm thì người dùng phải trả 2,5 USD cho mỗi GB hàng tháng. Ở phần email, mỗi người được cho phép sử dụng 25GB với gói cơ bản, trong khi các gói sử dụng cao cấp hơn có dung lượng lưu trữ không giới hạn, file đính kèm có thể lên đến 35MB.

Chiến thắng: Office 365

Tính riêng ra thì Office 365 cung cấp nhiều dung lượng cho người dùng nhất, nhưng nếu kết hợp với Box.net thì Google Apps lại vượt trội hơn.

Chia sẻ

Với SharePoint Workspace, bạn có thể đồng bộ hóa từ Office 365 SharePoint Online để sử dụng khi không có kết nối Internet. Cả Google Apps lẫn Zoho Docs đều không có tính năng này, người dùng phải nhờ đến sự hỗ trợ của Box.net hoặc Dropbox để đồng bộ dữ liệu.

Office 365 cung cấp khả năng trao đổi trực tiếp trên Excel hay OneNote, nhưng Word và PowerPoint không có tính năng này. Tuy nhiên bộ sản phẩm này tận dụng dịch vụ Lync Online để bù đắp khuyết điểm của mình. Với Lync Online, bạn có thể chia sẻ và trao đổi trực tiếp bất kỳ một file này trong máy tính của mình.

Google và Zoho đều đem lại khả năng trao đổi tốt hơn trong ứng dụng của riêng họ. Cả 2 đều cho phép nhiều người dùng cùng một lúc chỉnh sửa trực tiếp các file trao đổi. Bạn có thể chia sẻ file cho một người dùng Google Apps khác mà không cần phải đăng nhập tài khoản. Zoho thì có khả năng chia sẻ đa dạng hơn qua email, cho phép người dùng trao đổi và chỉnh sửa file thông qua bằng cách đăng nhập qua các tài khoản Zoho, Facebook, Google hoặc Yahoo.

Chiến thắng: Google Apps

Sự chênh lệch giữa Zoho và Google à không nhiều, nhưng Google trội hơn về giao diện đẹp mắt. Trong khi đó Microsoft vẫn cần cải tiến khả năng tương tác online cho bộ sản phẩm của mình.

Tương thích

Hầu hết mọi công việc đều phụ thuộc vào Microsoft Office bởi đây là bộ sản phẩm có mặt trên đa số các máy tính để bàn hiện nay. Và vì vậy tất cả các bộ sản phẩm khác đều phải cố gắng tương thích với các file của Office thật tốt.

Google đã rất nỗ lực trong việc này, tuy nhiên công việc của họ vẫn chưa hoàn chỉnh. Google Apps có thể mở và sử dụng các file của Office, tuy nhiên nhiều tính năng như cột, chú thích, hình ảnh đều được sắp xếp lại trên khi đưa lên Google Apps.

Zoho Docs cũng cùng chung hoàn cảnh với Google Apps, cố gắng tương thích với Microsoft Office. Điểm lợi thế hơn của Zoho là hỗ trợ file đa dạng hơn, Zoho có thể xuất ra các file XML của Office 2007 và 2010 trong khi Google Apps chỉ giới hạn ở những định dạng cũ như .doc, .xls và .ppt.

Với Office 365, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm về độ tương thích khi chuyển dữ liệu online vào máy tính, nội dung bên trong sẽ không bị xáo trộn quá nhiều.

Chiến thắng: Office 365

Di động và trình duyệt

Nhìn vào khả năng hoạt động trên các thiết bị di động và trình duyệt web, không có mấy bất ngờ khi Office 365 hoạt động tốt nhất với Windows Phone 7 và Internet Explorer 9 trong khi ở Google Apps là Android và Chrome. Còn lại Zoho không có một hệ điều hành hay trình duyệt web ưa thích nào.

Với phiên bản cập nhật có tên Mango hay còn gọi là Windows Phone 7.5 sắp ra mắt, hệ điều hành di động của Microsoft sẽ chứa sẵn Office 365 và Windows Live SkyDrive. Và nếu bạn đều đang sử dụng 2 sản phẩm này thì Windows Phone 7.5 chắc chắn là hệ điều hành thích hợp nhất.

Mặt khác, nếu dùng Google Apps, Android chính là hệ điều hành dành cho bạn. Google cung cấp ứng dụng Google Docs dành cho Android, tuy chưa được trau chốt kỹ lưỡng nhưng ứng dụng này hoạt động tốt hơn so với làm việc trên trình duyệt web, đặc biệt là đối với smartphone.

Office 365 và Google Apps đều làm việc tốt trên iPhone lẫn iPad, nhưng việc chỉnh sửa thì lại khác. Đối với Office 365, file được mở theo dạng trình duyệt, vì vậy nếu muốn chỉnh sửa người dùng phải sử dụng chức năng “Open In…” của iOS. Google Apps thì cho phép chỉnh sửa text đơn giản ở chế độ di động. Nó cung cấp lựa chọn chuyển đổi chế độ làm việc sang làm việc trên trình duyêt, nhưng khi thử nghiệm thì kết quả báo lỗi.

Zoho là phần mềm duy nhất có thể làm việc bình thường trên iOS với trình duyệt Safari. Bộ sản phẩm này cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để sử dụng văn bản trên di động.

Chiến thắng: Zoho

Các tổ chức lớn có lẽ sẽ lựa chọn Office 365 cùng với Windows Phone 7 và Internet Explorer hoặc Google Apps cùng với Android và Chrome bởi sự đại trà của những phần mềm này. Nhưng về tổng thể thì Zoho mới là phần mềm tương thích tốt nhất với các hệ điều hành và trình duyệt khác nhau.

Giá cả

Đối với người dùng thông thường hoặc các tổ chức nhỏ, họ có thể sử dụng phiên bản miễn phí của cả 3 bộ sản phẩm này, nhưng phải chấp nhận bị hạn chế tính năng. Những công việc đòi hỏi cao hơn thì tất nhiên sẽ phải trả phí.

Google Apps dành cho doanh nghiệp có giá 5 USD mỗi người dùng một tháng hoặc 50 USD mỗi người một năm. Office 365 thì có rất nhiều lựa chọn cho khác nhau. Trong khi đó đối với Zoho, gói sử dụng tương đương với Google Apps tính phí 6 USD một người một tháng.

Gói sử dụng 3 USD mỗi tháng của Zoho có lẽ là rẻ nhất, nhưng cũng chỉ tập trung vào những tính năng cơ bản như email. Office 365 cung cấp nhiều tính năng hơn một chút, vì vậy giá cả cao hơn cũng hoàn toàn xứng đáng.

Chiến thắng: Google Apps

Trong 3 bộ sản phẩm này, Google Apps có mức giá tốt nhất. Chi phí 50 USD một người một năm rẻ bằng 1 phần 3 so với Office 365 và cũng cung cấp đủ tính năng cần thiết cho các tổ chức vừa và nhỏ.

Bỏ thêm 15 USD mỗi tháng, người dùng Office 365 cũng được cung cấp phần mềm bộ Office 2010 Professional. Hoặc nếu thêm 21 USD mỗi tháng, người dùng sẽ được thêm cả Office Web Apps.

Như vậy tổng chi phí tối đa cho Office 365 là 252 USD một người một năm. Và vì riêng bộ sản phẩm Office 2010 Professional đã có giá bán ngoài là 410 USD thì người dùng nên cân nhắc lựa chọn gói sử dụng nào có giá cả lẫn tính năng phù hợp với mình nhất.

genk