Nhu cầu thuê văn phòng thay đổi mạnh sau dịch

[Romano]

Để giảm chi phí cho văn phòng truyền thống, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp mới phù hợp và hiệu quả hơn trong giai đoạn sau giãn cách xã hội.

Chỉ trong vòng 1 tuần sau khi TP.HCM nới lỏng quy định giãn cách xã hội, đơn vị cho thuê không gian văn phòng Toong cho biết đã nhận được hàng trăm yêu cầu dịch vụ từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Phần lớn trong số này đã thuê văn phòng truyền thống lâu năm và có nhu cầu tìm kiếm những mô hình, giải pháp mới.

Không thể chi trả, nhiều DN phải phá vỡ hợp đồng
Theo ông Dương Đỗ, CEO chuỗi văn phòng cho thuê Toong với nhiều chi nhánh trong khu vực Đông Nam Á, giãn cách xã hội kéo dài cùng với những quy định gắt gao về di chuyển đã khiến nhiều DN rơi vào trạng thái tê liệt, không còn dòng tiền để duy trì vận hành ở mức tổi thiểu.

"Chúng tôi chứng kiến nhiều DN phá sản, rút khỏi thị trường hoặc đóng băng tạm thời toàn bộ. Không ít DN mất khả năng chi trả các chi phí văn phòng cố định, họ đành phá vỡ hợp đồng", ông Dương chia sẻ.

Trong trạng thái "bình thường mới", ông cho biết có 2 vấn đề song song mà DN đang phải đối mặt, Thứ nhất là quản lý chi phí. DN đang phải tìm mọi cách quản lý rủi ro và chi phí sao cho linh hoạt tối đa theo biến động của thị trường, nhằm giữ doanh nghiệp vận hành ở mức cân đối đầu ra, đầu vào.Thứ hai, sự khó khăn chưa từng có của thị trường chung đang làm mất niềm tin giữa các đối tác với nhau, mất niềm tin trong nội bộ của DN và về tương lai của công ty đó.

Ông Dương Đỗ quan sát, DN đang chia thành 2 nhóm chính trong việc lựa chọn không gian làm việc mới. Nhóm thứ nhất đặt tiêu chí "rẻ" lên hàng đầu.

"Họ lựa chọn giải pháp thu hẹp tối đa hoặc chuyển không gian về làm việc tại nhà để tiết kiệm chi phí. Tôi cho rằng giải pháp này chưa toàn diện. Hiệu quả không đồng nghĩa với việc là chỉ cắt giảm một cách cực đoan", CEO Toong phân tích.

Nhóm thứ 2 là những DN đã thấm thía sự ràng buộc, không linh hoạt của việc thuê, đầu tư và tự vận hành một văn phòng theo cách truyền thống, song họ vẫn đầu tư vào môi trường làm việc để thu hút và giữ chân nhân tài.

Trong thời gian giãn cách xã hội, nhiều công ty nhận thấy nhân viên có thể hoàn thành công việc hiệu quả dù làm việc ở nhà hay ở văn phòng. Điều này khiến nhiều chủ DN thay đổi nhận thức về việc trả một nguồn chi phí lớn để thuê văn phòng như trước.

Ông Daan Van Rossum

"Nhóm này đang cố gắng chuyển đổi chi phí thuê và vận hành văn phòng hàng tháng thành chi phí linh hoạt nhưng đồng thời mang tới môi trường làm việc tốt hơn cho nhân viên", ông nói thêm.

Đánh giá về sự thay đổi trong nhận thức của chủ DN, ông Daan van Rossum, CEO của chuỗi văn phòng cho thuê Dreamplex cho rằng trong thời gian giãn cách xã hội, nhiều công ty nhận thấy nhân viên có thể hoàn thành công việc hiệu quả dù làm việc ở nhà hay ở văn phòng. Điều này khiến nhiều chủ DN thay đổi nhận thức về việc trả một nguồn chi phí lớn để thuê văn phòng như trước.

Ở các văn phòng truyền thống, các DN đang trả tiền thuê theo m2, dù nhân viên có đi làm đầy đủ hay không. Chính vì vậy, họ đang tìm kiếm một mô hình ít bàn làm việc hơn, tương đương với ít không gian hơn và chi phí thấp hơn."Nhiều CEO chia sẻ họ rất đau lòng khi phải trả một khoản chi phí hàng tháng dù biết rằng nhân viên không sử dụng hết. Ngay cả sau giãn cách, một số công ty vẫn cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc làm việc gần nhà khiến không gian không được tận dụng tối đa", CEO Dreamplex dẫn chứng.

Cụ thể, ông Daan van Rossum cho biết tại một số thị trường như Mỹ và châu Âu với thời gian giãn cách dài, nhiều doanh nghiệp đã mạnh tay cắt giảm toàn bộ những khu vực không cần thiết, từ đó tiết kiệm được đến 30-40% không gian văn phòng.

Tìm giải pháp thích nghi
Theo ông Daan Van Rossum, nhiều chủ doanh nghiệp khi làm việc với Dreamplex đang tìm kiếm giải pháp về một mô hình không gian làm việc kết hợp và linh hoạt hơn, nơi nhân viên có thể làm việc tại nhà, gần nhà hoặc tại văn phòng. Đây còn gọi là mô hình "Làm việc từ mọi nơi" (Work From Anywhere).

Trong nghiên cứu "Gen Z & The Workplace" của Dreamplex tại Việt Nam, chỉ 9,4% nhân viên ở thế hệ Gen Z cho biết muốn làm việc toàn thời gian tại văn phòng.

"Điều này thường do công việc từ xa cho phép họ có thời gian linh hoạt hơn, giúp họ có thể tránh được quãng đường đi làm dài và mệt mỏi. Đồng thời, đối với họ, làm việc từ xa cũng đồng nghĩa với việc khó tập trung hơn", ông Daan Van Rossum nói với Zing.Trong nghiên cứu này, những khu vực như sảnh khách đẹp, quán cà phê, thiết bị họp cùng địa điểm để thực hiện các cuộc gọi Zoom và không gian làm việc riêng đều quan trọng đối với Gen Z.

Và đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, do họ thường thuê một văn phòng với quy mô 100 - 500 m2. Điều này để lại rất ít không gian ứng dụng kể trên.

Bổ sung thêm cho quan điểm này, ông Dương Đỗ cho rằng khi dịch bệnh ập tới, DN nên hợp tác với những đơn vị quản lý sở hữu mạng lưới không gian làm việc gồm nhiều văn phòng tại các địa điểm khác nhau.

Điều này sẽ hỗ trợ DN trong việc chuyển đổi quy mô một cách nhanh chóng, linh hoạt theo nhu cầu thị trường. Trong một số hoàn cảnh cụ thể, có thể bố trí song song các bộ phận làm việc tại các địa điểm khác nhau để phân tán rủi ro lây nhiễm trong những tình huống bệnh dịch phức tạp hoặc khi một văn phòng bị phong tỏa.Thứ 2, khi so sánh chi phí giữa các phương án văn phòng khác nhau, DN cần tính toán đầy đủ các chi phí thuê, đầu tư và vận hành một văn phòng để tránh bị lầm tưởng.

Tổng chi phí vận hành một văn phòng chi trả hàng tháng không chỉ có tiền thuê mặt bằng. Đối với hình thứ thuê văn phòng truyền thống, doanh nghiệp còn phải trả tiền điện nước, đường truyền internet, trang thiết bị nội thất ban đầu, các nhân sự vận hành (lễ tân, tạp vụ, nhân viên kỹ thuật…) Trong khi đó, một số đơn vị đã mang tới giải pháp mà ở đó giá thuê của họ đã bao gồm tất cả hoặc hầu hết dịch vụ kể trên.

"Linh hoạt chi phí theo biến động thị trường là một trong những yếu tố then chốt để giúp DN duy trì và ứng biến trong thời kỳ này. Việc lệ thuộc vào một văn phòng với chi phí đầu tư ban đầu cao và một hợp đồng thuê cố định nhiều điều khoản trong nhiều năm, đang 'khóa' khả năng ứng biến nhanh của DN. Nhiều công ty vẫn phải chi trả đầy đủ phí thuê văn phòng với diện tích lớn, trả lương nhân sự liên quan tới vận hành văn phòng kể cả khi không được phép đi lại làm việc", ông Dương Đỗ phân tích thêm.

Báo cáo Xu hướng không gian làm việc với chi phí phải chăng của Savills cho biết, Việt Nam là một trong 20 nước trên thế giới đứng đầu về số lượng nhà cung cấp dịch vụ co-working, chiếm 1,2% nguồn cung này trên toàn cầu.

Nhu cầu cho không gian co-working cũng đồng thời tăng trong thời kỳ dịch bệnh, khi nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực gia tăng về tài chính. Tại Hà Nội và TP HCM, các không gian co-working cung cấp nhiều lựa chọn và gói thuê, từ gói thuê theo bàn với giá khoảng 117 USD một tháng tới gói thuê văn phòng riêng với giá khoảng 153 USD một tháng.