Làm cách nào để thay đổi những cuộc họp ‘đáng ghét’

[nguoiduatinabc]

Một cuộc họp nhàm chán, tẻ nhạt. Không có trọng tâm và làm tê liệt hoạt động trong 1 - 2 giờ là điều khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi. Để tránh tình trạng này, người quản lý cần cần thay đổi cách vận hành buổi họp.

Các cuộc họp định kỳ là không tránh khỏi để guồng máy kinh doanh, sản xuất vận hành trơn tru. Tuy nhiên, nếu buổi họp thường bị chi phối bởi 1 hoặc 2 cá nhân ồn ào, vô nguyên tắc, có thể công ty đang được điều hành theo cách tương tự.

Nếu các buổi họp tập thể lại có ít người tham dự, bắt đầu muộn và có người ra vào liên tục, đây là điều phản ánh cách công ty vận hành hàng ngày. Các buổi họp thờ ơ kiểu này không những không đóng góp gì về hiệu suất, mà còn bào mòn, làm công ty hoạt động kém hiệu quả.

CareerBuilder sẽ chia sẻ các thủ thuật để người lãnh đạo gây dựng những cuộc họp giá trị, xứng đáng để cả doanh nghiệp cũng như các thành viên dưới quyền đều hào hứng trở thành một phần của nó.

Đừng tạo cảm giác dông dài

Cuộc họp là nơi những quyết định được đưa ra và có thể ảnh hưởng tới tới kết quả hàng ngày, hàng tuần của công ty. Để không bị dông dài, cuộc họp nên có tính tương tác và liên quan trực tiếp đến từng cá nhân.

Nếu nhân viên chỉ việc ngồi đó lắng nghe và không có bất kỳ đóng góp nào đối với kết luận cuối cuộc họp (như nêu ý kiến, biểu quyết, hay đặt câu hỏi…) thì đơn giản là cuộc họp đó tác động ít đến tâm tư của họ. Thời gian diễn ra bao lâu không quan trọng, cuộc họp đó vẫn là lãng phí. Đặc biệt là trong thời kỳ dịch bệnh, tiết kiệm thời gian họp bao nhiêu thì sẽ tốt bấy nhiêu.

Hãy họp như trình chiếu một bộ phim

Về nguyên tắc, một bộ phim phải giữ chân được khán giả trong 10 phút đầu tiên. Tức là trước phút thứ 10 đã phải có một sự kiện nào đó thu hút sự chú ý của người xem và khiến họ quyết định xem hết. Thậm chí, nhiều bộ phim còn hấp dẫn đến mức người xem chỉ muốn bước chân vào thế giới trong phim.

Vậy, điều gì nên xảy ra trong 10 phút đầu tiên của buổi họp? Cách giải quyết tốt sẽ làm nhân viên muốn tham gia vào cuộc họp.

Ví dụ, trong 10 phút đầu, mục đích của buổi họp được thông báo và mục địch này nên có liên quan sát sườn tới toàn bộ các thành viên. Trong 1 hoặc 2 tiếng tiếp theo, người tổ chức có thể tạo cao trào khi để các luồng ý kiến, các cuộc tranh luận được đưa ra, đam mê được nhen nhóm, mọi người đều có thể nói ra ý tưởng.

Khi cuộc họp dần đi đến hồi kết, người tổ chức có thể đưa ra nhiều ý kiến để tham khảo trước khi đưa ra kết luận. Cuối cùng, mọi người rời cuộc họp với sự hứng khởi nhờ tinh thần tham gia.

Đảo vòng quay, tìm ra nội dung chính

Vòng quay báo cáo thường có trình tự như sau: báo cáo việc đã làm được, các vấn đề cần giải quyết, thông qua.

Để tạo sự đảo vòng quay, hãy thử không họp theo quy trình trên. Ví dụ, trong giai đoạn đầu của cuộc họp, mỗi người nên có một phút để nói về những điều họ đang làm và những gì họ đang phải vật lộn. Họ nên viết ra trước khi trình bày. Không có gì được tranh luận trong vòng đầu tiên này, không có câu hỏi nào được đặt ra, chỉ cần đưa ra vấn đề.

Sau 10 phút, mọi người đã viết ra vấn đề của họ, tức là họ đã hành động, đầu tư công sức vào cuộc họp.

Tiếp theo, mỗi thành viên trong nhóm có thể có 2 hoặc 3 phút để báo cáo tổng thể về hiệu quả, thành tích. Một lần nữa, họ phải viết ra những thông tin quan trọng, cũng như những khúc mắc sau khi nghe ý kiến của người khác.

Lúc này, người chủ trì cần nhường lại “sân khấu” cho họ. Thời gian người chủ trì phát biểu, đánh giá, kết luận không nên quá 1/4 thời lượng cuộc họp. Bạn có thể đi xung quanh phòng và khuyến khích mỗi người nêu 3 chủ đề họ muốn nói, dựa trên những gì họ đã nghe cho đến nay. Để một người hỗ trợ ghi lại những chủ đề này trên bảng, vậy là bạn có một danh sách các chủ đề mà nhóm thực sự quan tâm.

Lên nội dung họp

Danh sách họp nên được sắp xếp thành 3 nhóm: Chủ đề mang tính chiến thuật - những điều ảnh hưởng lập tức đến công ty/phòng ban/nhóm; Chủ đề mang tính chiến lược - ảnh hưởng lâu dài hơn, cần trao đổi sâu hơn; Chủ đề cốt lõi - tác động tổng thể đến định hướng, thành công và sẽ cần một hoặc nhiều ngày thảo luận để giải quyết.

Một số chủ đề không phù hợp với những danh mục trên hoặc không thực sự cần thảo luận cần bị loại khỏi danh sách.

Từ đó, các chủ đề chiến thuật trên sẽ là nội dung cho cuộc họp hàng tuần. Các chủ đề chiến lược và cốt lõi sẽ được ghi lại và giải quyết trong những cuộc họp riêng cho chủ đề đó.